La Direction de l’Administration générale et de l’Equipement du Ministère des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur est composée de trois (03) divisions : la Division des Ressources humaines et des Affaires sociales (DRHAS), la Division des Services extérieurs (DSE) et la Division des Services centraux (DSC).
Attributions et organisation
La DAGE est chargée de la gestion des ressources humaines du Ministère des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur, de la préparation du budget et de la gestion des crédits du Ministère tant au niveau central qu’à l’échelon des Services extérieurs, des approvisionnements et des acquisitions du Ministère au niveau central, de la maintenance du matériel et de l’entretien du patrimoine immobilier du Ministère au niveau central et du suivi de la conservation du matériel et du patrimoine immobilier des Services extérieurs du Ministère.
Les compétences de ses divisions s’articulent ainsi qu’il suit :
La division des ressources humaines et des affaires sociales : est chargée de la gestion du personnel composé d’agents expatriés en service dans les missions diplomatiques et consulaires et d’agents en service à l’Administration centrale et le suivi de la carrière en établissement des actes de gestion administrative (constatation de congés, permission ou autorisation d’absence, congé maladie ou de maternité, les décisions à se faire rejoindre, demande de détachement etc.). Elle assure la transmission des notations (évaluations) et le suivi du circuit interne et externe des décisions établies au profit des agents du Département sous la supervision du Chef du bureau du personnel et celui de la Division.
La division des services extérieurs : est chargée, essentiellement, en relation avec les services du Ministère des Finances et du Budget, de la préparation, du suivi et de la notification des autorisations d’exécution (AE) de dépenses des postes diplomatiques et consulaires, toutes natures de dépenses confondues. Elle participe à l’élaboration du budget annuel du Département à travers son Document de Programmation pluriannuelle des dépenses (DPPD) « programmation triennale des crédits et budgétisation pluriannuelle des dépenses sur trois (03) ans ».
Les dépenses les plus courantes sont :
Les frais de location des chancelleries et des résidences
Les indemnités de logement
Les dépenses de fonctionnement
Le remboursement des frais de scolarité
Le paiement des titres de transport et des forfaits bagages ;
Les rémunérations des recrutés locaux
Les frais de prise en charge médicale et d’hospitalisation.
Choisi parmi les dix (10) ministères pilotes à la faveur de la déconcentration graduelle de l’ordonnancement des dépenses publiques, le MAESE a expérimenté l’exécution de son budget 2021 en mode budget – programme.
En effet, le budget de l’Etat, jusqu’alors construit selon une logique de moyens, change ainsi de paradigme et s’adosse désormais sur une logique de gestion axée sur les résultats (GAR).
En conséquence le budget dit de moyens laisse place au budget-programme, construit à partir des politiques publiques, décomposées en programme, à ces programmes sont associés des objectifs précis, arrêtés en fonction des finalités d’intérêt général et des résultats attendus. L’atteinte de ses résultats est mesurée par des indicateurs de performance (cf. article 12 de la Loi Organique relative aux Lois de Finances). Le budget programme constitue en soi une nouveauté, tant du point vu conceptuel qu’en terme de présentation, de contenu et de finalité.
L’introduction de deux innovations majeures, en l’occurrence la budgétisation en programme et la déconcentration de l’ordonnancement a constitué le point saillant de la gestion budgétaire du Ministère des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur. Son enveloppe budgétaire est répartie en quatre programmes avec des objectifs spécifiques :
Programme 1/ Pilotage, gestion et coordination administrative ;
Programme 2/ Coopération bilatérale et multilatérale ;
Programme 3/ Promotion de la diplomatie économique ;
Programme 4/ gestion des Affaires consulaires et promotion des Sénégalais de l’Extérieur.
La division des services centraux : est chargée de préparer, d’élaborer et de suivre l’exécution du budget annuel du ministère, de suivre l’exécution des budgets des services centraux du ministère, d’élaborer des documents programmation budgétaire en relation avec les responsables de programmes du Département, de contribuer à l’élaboration des documents de planification stratégique en relation avec la Cellule d’études et de Planification, de préparer et d’exécuter les marchés du Département, d’assurer la gestion du parc automobile et de la comptabilité des matières, d’assurer le paiement des contributions au niveau des organisations internationales, d’assurer la gestion des missions à l’étranger, de gérer les équipements et d’assurer la maintenance des infrastructures.
Elle est composée de cinq (05) bureaux ci-après :
Bureau de passage qui gère les frais de transport des agents et leurs ordres de mission et de la gestion des Fonds de coopération et de certains projets spécifiques (passeports biométriques, site web etc.)
Bureau de gestion des contributions du Sénégal dans le budget des Organisations internationales, régionales et sous régionales et du suivi de la question genre (comité d’orientation FAISE)
Bureau de gestion de la comptabilité des matières, du suivi de la situation du stock et d’exécution du budget, des relations avec les fournisseurs (validation des demandes d’agrément)
Bureau de gestion de la liquidation chargé d’établir les PV de DRP, de la réception du matériel.
